Станьте профессионалом в Excel с помощью этих 13 советов и приемов

Excel — один из лучших инструментов для анализа больших данных. Он имеет множество изящных функций, которые помогут вам эффективно манипулировать вашими данными. Однако использовать Excel не так просто, как может показаться. Вам нужно знать множество функций, и в них легко заблудиться.

Вот 13 советов и приемов, которые помогут вам быстро освоить Excel.

Одновременное форматирование разных листов

Работали ли вы когда-нибудь над файлом Excel с разными листами с одинаковым форматированием? Вместо того, чтобы переходить к каждому листу и форматировать его, вы можете использовать функцию сгруппированных листов Excel.

Чтобы активировать эту функцию, щелкните вкладки листов, которые вы хотите отформатировать, удерживая Ctrl . Цвет вкладок изменится на белый. Это означает, что форматирование, которое вы наложили на активный лист, готово к репликации и на другие листы.

Переход между разными файлами Excel

Если вы работаете над двумя Файлы Excel, и вам приходится постоянно переходить от одного к другому, есть вероятность, что вы будете делать ошибки на этом пути. Вы не можете себе этого позволить, особенно если вы имеете дело с большими данными.

Чтобы этого избежать, просто переключайтесь между разными файлами Excel, нажимая Ctrl + Tab. Этот трюк сэкономит вам много времени.

Вставка строк и столбцов

Лист Excel дает вам возможность легко вставлять строки и столбцы. Вы делаете это, помещая курсор в строку/столбец, перед которой должна появиться новая строка/столбец. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Вставить» или нажмите Ctrl и + (Ctrl, Shift и + в MacOS), или щелкните ленту «Вставить» и строки или столбцы.

Перенос данных Excel в Word или PowerPoint

Иногда вам может потребоваться перенести данные Excel в документ отчета Word или презентацию PowerPoint. Вам придется копировать и вставлять данные, но если вы используете обычные Ctrl + C и Ctrl + V, вы получите плохо отформатированную таблицу в Word или PowerPoint.

Получить вокруг этого, скопировав нужные данные и щелкнув правой кнопкой мыши место, куда вы хотите их вставить. В разделе «Параметры вставки» вы найдете множество вариантов, из которых вы можете выбрать.

Удаление пустых ячеек

Пустые ячейки могут привести к искажению значений, особенно при вычислении среднее. Чтобы этого избежать, удалите пустые ячейки с помощью функции фильтрации. Нажмите на столбец, перейдите в Данные -> Фильтр. Рядом с столбцом появится кнопка вниз. Отмените «выбрать все», прокрутите вниз, выберите пустые места и нажмите «ОК». Появятся все пустые ячейки, поэтому вы можете выбрать их и нажать «Удалить».

Не забудьте выключить кнопку фильтра для возврата к предыдущим данным. Это отличный навык для вашего следующего проекта Excel.

Использование автозаполнения

Это хороший инструмент для использования, особенно когда вы имеете дело с повторяющимися или последовательными данными. как даты. Просто введите первое значение в ячейку, затем переместите курсор в правый нижний угол ячейки, пока не появится знак +. Перетащите знак вниз к последней ячейке, которую вы хотите заполнить.

Скрыть данные от других пользователей

Есть два способа скрыть данные в Excel. Вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши данные, которые хотите скрыть, и выбрать «Скрыть». Вы также можете перейти в раздел «Формат» и в разделе «Видимость» выбрать «Скрыть и показать» и указать, хотите ли вы скрыть строку, столбец или лист. Недостатком этого метода является то, что это легко заметить, когда вы имеете дело с листом, на котором мало данных.

Лучший способ скрыть данные — использовать функцию «Формат ячеек». Перейдите в Формат -> Формат ячеек, нажмите Пользовательский и введите; в поле Тип. Нажмите OK, и все значения станут невидимыми (вы сможете увидеть их только в области предварительного просмотра рядом с функциональной кнопкой).

Используйте простые вычисления

Существует множество формул, которые можно использовать при сортировке данных. Если нужную вам формулу можно набрать простым способом, используя сложение +, вычитание -, умножение * и деление/, то сделайте это. Это сэкономит вам много времени и сил при поиске идеальной формулы.

Превращение строк в столбцы и наоборот

Бывают случаи, когда вам может понадобиться преобразовать данные вашего столбца в строки или наоборот. Это не значит, что вам придется заново набирать весь лист. Вы можете просто скопировать блок данных, который хотите преобразовать, и щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке, в которую хотите вставить его. Перейдите в «Специальная вставка», затем выберите транспонировать и нажмите «ОК». Это сохранит качество вашего листа Excel.

Объединение ячеек с помощью &

Этот прием отлично подходит для людей, которые хотят объединить данные из разных ячеек в одну. Знак «&» здесь вам пригодится. Просто нажмите на ячейку, которая будет содержать объединенные данные, и введите знак равенства, а затем ячейки, которые вы хотите объединить, разделенные знаком «&». Например, если вы хотите объединить данные в ячейках A1 и B1, просто используйте «= A1 & A2» в качестве формулы.

Ввод значений с нулем

Вы когда-нибудь пробовали ввести значение, начинающееся с нуля, в ячейку Excel? Программа обычно удаляет ноль по умолчанию, но иногда вам действительно нужно, чтобы он был там. Лучший способ обойти это — поставить одинарную кавычку перед нулем при вводе числа, например, — 0005782. Нули не будут удалены, когда вы нажмете Enter.

Вы можете получить массу Задания Excel, требующие такого форматирования.

Вы имеете дело с большим листом и не хотите его использовать мышь? Вот несколько сочетаний клавиш, которые могут вам помочь. Если вы хотите легко выделять ячейки, просто удерживайте нажатой клавишу Ctrl и нажимайте стрелки вверх, вниз, влево или вправо, чтобы выбрать данные полностью до конца листа.

Вы можете перемещаться по рабочие листы, удерживая Ctrl и нажимая Page Up или Page Down. Вы также можете превратить число в валюту, удерживая Ctrl + Shift и нажав знак доллара на клавиатуре..

Используйте автозамену как профессионал

Если у вас есть определенный набор значений, таких как имена, которые вам нужно вводить каждый раз, вы можете использовать функцию автозамены Excel. . Вы можете просто перейти в Файл -> Параметры -> Проверка -> Параметры автозамены. Затем вы можете присвоить каждому имени определенный инициал. Вы должны убедиться, что инициалы уникальны для каждого имени или записи и что вы легко их запомните. Закройте окно и вернитесь к листу Excel. Теперь вы можете ввести свои инициалы и нажать Enter; Excel автоматически исправит его.

Заключение

Excel — важный инструмент для всех, кто собирается анализировать большие объемы данных. Эти советы помогут вам в кратчайшие сроки стать профессионалом в области Excel.

У вас есть другие советы и рекомендации, которые можно использовать в Excel? Поделитесь ими ниже.



Превосходство в жизни

Больше не пропустите! Освойте Excel® всего за восемь дней

Превосходно в жизни — одна из, если не САМЫХ полных и кратких книг об Excel® во всей вселенной. Всего на десятках страниц эта книга научит вас всем правилам, инструментам и уловкам, которые могут вам понадобиться, чтобы стать чемпионом по Excel®. По мере вашего прогресса магические силы будут революционизировать вашу повседневную жизнь: от организации ваших личных дел до экономии времени на выполнение школьного задания и автоматизации практики управления бизнесом. Используя примеры из реальной жизни и стиль, столь же занимательный, как и образовательный, Excelling in Life поможет вам глубже понять этот незаменимый инструмент под названием Excel®. Все мы — фермеры, студенты, социологи, инженеры, стоматологи, домоседы, генеральные директора и даже некоторые умные домашние животные — отчаянно нуждаемся в Excel®, осознаем мы это или нет.

Excel ® похож на смартфон. Как только вы освоите ее с этой книгой, вы удивитесь, как вообще на Земле вы выжили без нее!

Оцените статью
logicle.ru
Добавить комментарий