Памятка по Excel для Office 365

Microsoft Windows может получить все освещение в прессе, но когда вы хотите выполнить реальную работу, вы обращаете внимание на приложения, которые на ней работают. А если вы используете электронные таблицы, это обычно означает Excel.

Excel, конечно же, является частью набора инструментов Microsoft Office для повышения производительности. Microsoft продает Office по двум моделям: частные лица и предприятия могут заплатить за лицензию на программное обеспечение заранее и владеть ею навсегда (компания называет это «бессрочной» версией пакета) или они могут приобрести подписку на Office 365, что означает, что у них есть доступ к программному обеспечению только до тех пор, пока они продолжают вносить плату за подписку.

Когда вы покупаете бессрочную версию пакета, например, Office 2016 или Office 2019, его приложения никогда не получат новые функции , тогда как приложения Office 365 постоянно обновляются новыми функциями. Дополнительные сведения см. В разделе «В чем разница между Microsoft Office 2019 и Office 365?»

Эта шпаргалка познакомит вас с функциями, которые были представлены в Office 365 Excel для рабочего стола Windows. клиент с 2015 года. Мы будем периодически обновлять эту историю по мере появления новых функций. (Если вы используете Excel 2016 или 2019 с бессрочной лицензией, см. Нашу отдельную памятку по Excel 2016 и 2019.)

Поделитесь этой историей: ИТ-специалисты, мы надеемся, что вы передадите это руководство своим пользователям, чтобы они научились максимально эффективно использовать Excel для Office 365.

Используйте ленту

Интерфейс ленты, который вы знали и любили (или, возможно, ненавидели) в более ранних версиях Excel, все еще жив и здоров. Поскольку лента включена в приложения Office с Office 2007, мы предполагаем, что вы уже знакомы с тем, как она работает. Если вам нужно что-то освежить, просмотрите нашу шпаргалку по Excel 2010.

В сентябре 2018 года Microsoft полностью изменила внешний вид ленты. Теперь он выглядит более плоским, с контрастными цветами, что делает значки и текст на ленте более заметными. Зеленая полоса вверху также была уменьшена, а названия вкладок теперь отображаются на сером фоне. Но он по-прежнему работает таким же образом, и вы найдете большинство команд в тех же местах, что и в более ранних версиях.

IDG

Лента в Excel для Office 365 была немного очищена, теперь ее легче увидеть значки и текст. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Одно небольшое изменение в макете ленты заключается в том, что теперь справа от вкладки «Просмотр» появилась вкладка «Справка». Чтобы узнать, какие команды находятся на каких вкладках ленты, загрузите наш краткий справочник по ленте Excel для Office 365. Также обратите внимание, что вы можете использовать панель поиска на ленте для поиска команд.

Как и в предыдущих версиях Excel, если вы хотите, чтобы команды ленты исчезли, нажмите Ctrl-F1. (Обратите внимание, что вкладки над лентой — «Файл», «Главная», «Вставка» и т. Д. — остаются видимыми.) Чтобы они снова появились, нажмите Ctrl-F1..

У вас есть и другие варианты отображения ленты. Чтобы перейти к ним, щелкните значок «Параметры отображения ленты» в правом верхнем углу экрана, слева от значков, чтобы свернуть и развернуть PowerPoint. Появится раскрывающееся меню со следующими тремя параметрами:

  • Автоматически скрывать ленту: Это скрывает всю ленту, как вкладки, так и команды. под ними. Чтобы снова отобразить ленту, щелкните в верхней части PowerPoint.
  • Показать вкладки: это показывает вкладки, но скрывает команды под ними. Это то же самое, что и нажатие Ctrl-F1. Чтобы отобразить команды под вкладками, когда они скрыты, нажмите Ctrl-F1, щелкните вкладку или щелкните значок отображения ленты и выберите «Показать вкладки и команды».
  • Показать вкладки и команды: при выборе этого параметра отображаются и вкладки, и команды.

И если по какой-то причине этого красивого зеленого цвета в строке заголовка слишком много для вы можете сделать его черным, белым или темно-серым. Сначала выберите «Файл»> «Параметры» и на появившемся экране выберите «Общие». В разделе «Персонализируйте свою копию Microsoft Office» щелкните стрелку вниз рядом с темой Office и выберите Темно-серый, Черный или Белый из раскрывающегося меню. Чтобы строка заголовка снова стала зеленой, выберите вариант «Цветной» из раскрывающегося списка. Прямо над меню «Тема Office» находится раскрывающееся меню «Фон Office» — здесь вы можете выбрать отображение шаблона, например печатной платы или кругов и полос в строке заголовка.

IDG

Вы можете изменить зеленую строку заголовка Excel: щелкните стрелку вниз рядом с темой Office и выберите цвет. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Есть полезная функция в том, что Microsoft называет областью за кулисами, которая появляется, когда вы нажимаете вкладку «Файл» на ленте. Если вы нажмете «Открыть» или «Сохранить как» в меню слева, вы увидите облачные службы, которые вы подключили к своей учетной записи Office, такие как SharePoint и OneDrive. Теперь под каждым местоположением отображается связанный с ним адрес электронной почты. Это очень полезно, если вы используете облачную службу с более чем одной учетной записью, например, если у вас есть одна учетная запись OneDrive для личного использования, а другая — для бизнеса. Вы сразу сможете увидеть, что есть что.

IDG

Область за кулисами показывает, какие облачные службы вы подключили к своей учетной записи Office. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

В разработке: упрощенная лента

Microsoft также работает над упрощенной версией ленты для всего Office Приложения. Как и существующая лента, в верхней части будут вкладки, и на каждой вкладке будут находиться команды. Но он более оптимизирован и использует меньше места, чем существующая лента.

На данный момент только Outlook для Windows использует упрощенную ленту в Office 365.. Однако некоторые пользователи могут предварительно увидеть, как это будет выглядеть в Excel, перейдя в онлайн-версию Excel. Используйте ползунок рядом с «Упрощенной лентой» в правом верхнем углу экрана, чтобы включать и выключать упрощенную ленту. (Не у всех пользователей есть эта возможность.)

IDG

Вот упрощенная лента в онлайн-версии Excel. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

В упрощенной ленте все команды по-прежнему присутствуют для каждой вкладки, но видны только наиболее часто используемые. Щелкните значок с тремя точками в дальнем правом конце ленты, чтобы отобразить остальные команды в раскрывающемся меню.

В Outlook вы можете переключаться между упрощенной и традиционной лентой с помощью щелкнув небольшой значок курсора у правого края ленты. Мы предполагаем, что это будет работать так же в Excel, но на данный момент у нас нет подробностей. Мы обновим этот раздел, когда упрощенная лента выйдет в Excel для Windows.

Поиск для быстрого выполнения задач

Excel никогда не был самым удобным для пользователя приложений, и у него так много мощных функций, что может быть сложно отслеживать их все. В Excel 2016 Microsoft упростила эту задачу с помощью расширенной функции поиска под названием Tell Me, которая позволяет легко дотянуться даже до скрытых инструментов. Теперь Microsoft переименовала функцию Search, но она работает точно так же.

Чтобы использовать его, щелкните в поле поиска справа от всех заголовков вкладок на ленте. (Поклонники клавиатуры могут вместо этого нажать Alt-Q.) Затем введите задачу, которую хотите выполнить, например «создать сводную таблицу». Вы увидите меню, в котором показаны возможные варианты выполнения задачи. В этом случае лучшим результатом является прямая ссылка на форму для создания сводной таблицы — выберите ее, и вы сразу же начнете создавать сводную таблицу, не переходя сначала на вкладку «Вставка» ленты.

IDG

Поле поиска позволяет легко выполнять практически любую задачу. в Excel. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Если вы хотите получить дополнительную информацию о своей задаче, последние два элемента, которые появляются в меню, позволяют вам выбирать из связанных разделов справки или искать вашу фразу с помощью Smart Lookup. (Подробнее об интеллектуальном поиске ниже.)

Даже если вы считаете себя жокеем электронных таблиц, вам стоит попробовать функцию расширенного поиска. Это значительно экономит время и намного эффективнее, чем поиск команды через ленту. Также полезно то, что он запоминает функции, которые вы ранее нажимали в поле, поэтому, когда вы нажимаете на него, вы сначала видите список предыдущих задач, которые вы искали. Это гарантирует, что задачи, которые вы часто выполняете, всегда будут под рукой. Кроме того, с его помощью можно легко добраться до задач, которые вы редко выполняете.

И последнее замечание: поле поиска не ограничивается поиском задач.. Вы также можете использовать его для поиска определений слов с помощью Bing, а пользователи с бизнес-аккаунтами Office 365 могут использовать его для поиска контактов компании или файлов, хранящихся в OneDrive или SharePoint.

Используйте Smart Lookup для онлайн-исследования

Еще одна функция, Smart Lookup, позволяет вам проводить исследования, пока вы работаете с электронной таблицей. Щелкните правой кнопкой мыши ячейку со словом или группой слов и в появившемся меню выберите Smart Lookup.

Когда вы это сделаете, Excel использует поисковую систему Microsoft Bing для поиска в Интернете. выполните поиск по слову или словам, а затем отобразит определения, любые связанные записи Википедии и другие результаты из Интернета в области интеллектуального поиска, которая появится справа. Щелкните любую ссылку результата, чтобы открыть в браузере всю страницу. Если вам просто нужно определение слова, щелкните вкладку «Определить» на панели. Если вам нужна дополнительная информация, щелкните вкладку «Обзор» на панели.

IDG

Smart Lookup удобен для поиска общей информации, такой как определения финансовых терминов. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Для общих терминов, таких как «срок окупаемости» или «рентабельность инвестиций», он работает хорошо. Но не ожидайте, что Smart Lookup всегда будет выполнять звездную работу по поиску финансовой информации, которую вы, возможно, захотите поместить в свою электронную таблицу. Когда я, например, выполнил интеллектуальный поиск «Уровень инфляции во Франции в 2018 году», первым результатом была запись в Википедии о Франции, и только по третьей ссылке я получил конкретную информацию об уровне инфляции во Франции за 2018 год.

С другой стороны, когда я искал «Производство стали в США», Smart Lookup нашел именно то, что я хотел. Поэтому стоит попробовать использовать его для поиска финансовых данных, даже если он не всегда попадает в цель. Также имейте в виду, что Microsoft постоянно совершенствует свои возможности AI в Office, поэтому Smart Lookup со временем улучшился.

Обратите внимание, что для использования Smart Lookup в Excel или любом другом приложении Office вы должны сначала может потребоваться включить функцию интеллектуальных служб Microsoft, которая собирает ваши условия поиска и некоторый контент из ваших электронных таблиц и других документов. (Если вас беспокоит конфиденциальность, вам нужно взвесить, стоит ли проблема конфиденциальности удобства проведения исследования прямо в приложении.) Если вы не включили его, вы увидите экран при нажатии Smart Lookup просит вас включить его. Как только вы это сделаете, он будет включен во всех ваших приложениях Office.

Диаграммы новых типов диаграмм

Таблицы — это не только необработанные данные — они ‘ также о графиках. Диаграммы отлично подходят для визуализации и представления данных, а также для получения из них аналитической информации. С этой целью в Excel для Office 365 есть несколько новых типов диаграмм, в том числе, в первую очередь, гистограмма (часто используется в статистике), «водопад», который эффективно показывает текущие финансовые итоги, и иерархическую древовидную карту, которая помогает находить закономерности в данных.. Обратите внимание, что новые диаграммы доступны только в том случае, если вы работаете с документом .xlsx. Если вы используете старый формат .xls, вы их не найдете.

Чтобы увидеть все новые диаграммы, поместите курсор в ячейку или группу ячеек, содержащих данные, выберите Вставить> Рекомендуемые диаграммы и щелкните вкладку Все диаграммы. Вы найдете новые диаграммы, смешанные со старыми. Выберите любой, чтобы создать диаграмму.

IDG

Excel для Office 365 включает несколько новых типов диаграмм, включая водопад. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Это новые типы диаграмм:

Treemap. Этот тип диаграммы создает иерархическое представление ваших данных, с категориями верхнего уровня (или ветвями дерева), показанными в виде прямоугольников, и с подкатегориями (или подветвями), показанными в виде меньших прямоугольников, сгруппированных внутри более крупных. Таким образом, вы можете легко сравнивать размеры категорий и подкатегорий верхнего уровня в одном представлении. Например, книжный магазин может сразу увидеть, что он приносит больше доходов от первых читателей, подкатегории детских книг, чем от всей категории документальной литературы верхнего уровня.

IDG

Древовидная диаграмма позволяет легко сравнивать категории и подкатегории верхнего уровня в одном представлении . (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Sunburst. Этот тип диаграммы также отображает иерархические данные, но в виде многоуровневой круговой диаграммы. Каждый уровень иерархии представлен кружком. Самый внутренний круг содержит категории верхнего уровня, следующий круг показывает подкатегории, круг после этих подкатегорий и так далее.

Солнечные лучи лучше всего подходят для отображения отношений между категориями и подкатегориями, тогда как древовидные карты — лучше показывает относительные размеры категорий и подкатегорий.

IDG

Диаграмма солнечных лучей показывает иерархические данные, такие как категории и подкатегории книг, в виде многоуровневой круговой диаграммы. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Водопад. Этот тип диаграммы хорошо подходит для визуализации финансовой отчетности. Он отображает промежуточную сумму положительных и отрицательных вкладов в окончательную чистую стоимость.

IDG

Каскадная диаграмма показывает промежуточную сумму положительных и отрицательных вкладов, таких как доходы и расходы, в окончательную чистую стоимость. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Гистограмма. Этот вид диаграммы показывает частоты в наборе данных. Например, он может показать количество книг, проданных в книжном магазине в определенных ценовых диапазонах.

IDG

Гистограммы хороши для отображения частот, например количества книг, проданных по разным ценам. (Щелкните изображение, чтобы увеличить)

Парето. Эта диаграмма, также известная как отсортированная гистограмма, содержит столбцы и линейный график. Значения представлены столбцами в порядке убывания. Совокупный общий процент каждой полосы представлен восходящей линией. В примере с книжным магазином каждая полоса может показывать причину возврата книги (бракованная, неверная цена и т. Д.). На диаграмме сразу видно, основные причины возврата, чтобы владелец книжного магазина мог сосредоточиться на этих проблемах.

Обратите внимание, что диаграмма Парето не отображается, когда вы выбираете Вставить> Рекомендуемые диаграммы> Все диаграммы . Чтобы использовать его, сначала выберите данные, которые вы хотите отобразить в диаграмме, затем выберите Вставить> Вставить статистическую диаграмму и в разделе «Гистограмма» выберите Парето.

IDG

На диаграмме Парето или отсортированной гистограмме восходящая линия представляет совокупный общий процент измеряемых элементов. В этом примере легко увидеть, что более 80% прибыли книжного магазина связано с тремя проблемами. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Box & Whisker. Эта диаграмма, как и гистограмма, показывает частоты в наборе данных, но обеспечивает более глубокий анализ, чем гистограмма. Например, в книжном магазине он может показывать распределение цен на книги разных жанров. В показанном здесь примере каждый «прямоугольник» представляет от первого до третьего квартиля цен на книги в этом жанре, а «усы» (линии, идущие вверх и вниз от прямоугольника) показывают верхний и нижний диапазон цен. Выбросы, которые оцениваются за пределами усов, показаны точками, средняя цена для каждого жанра показана горизонтальной линией поперек поля, а средняя цена показана знаком x.

IDG

Диаграммы Box & Whisker могут отображать подробные сведения о диапазонах данных, например от первого до третьего квартиля. в «квадратах» — медиана и среднее значение, внутри ячеек верхний и нижний диапазон с «усами» и выбросы с точками. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

Последовательность. Этот тип диаграммы полезен, когда вы хотите отобразить значения на нескольких этапах процесса. Воронкообразная диаграмма может отображать количество потенциальных клиентов на каждом этапе процесса продаж, например, с потенциальными клиентами наверху на первом этапе, с квалифицированными потенциальными покупателями под ним на втором этапе и так далее, пока вы не дойдете до последнего. этап, закрытые продажи. Как правило, значения в воронкообразных диаграммах уменьшаются с каждым этапом, поэтому столбцы на диаграмме выглядят как воронка.

IDG

Воронкообразные диаграммы позволяют отображать значения на нескольких этапах процесса. (Щелкните изображение, чтобы увеличить.)

При создании данных для воронкообразной диаграммы используйте один столбец для этапов процесса, который вы составляете, и второй столбец для значений для каждого этапа. Как только вы это сделаете, чтобы создать диаграмму, выберите данные, затем выберите Вставить> Рекомендуемые диаграммы> Все диаграммы> Последовательность .

Карта. Диаграммы карты делают именно то, что вы думаете, они должны: они позволяют сравнивать данные по разным географическим регионам, таким как страны, регионы, штаты, округа или почтовые индексы. Excel автоматически распознает регионы и создаст карту, которая визуализирует данные.

iDG

Чтобы создать диаграмму карты, выберите данные, которые вы хотите нанести на диаграмму, затем выберите «Вставить»> «Карты», затем выберите диаграмму. Обратите внимание, что в некоторых случаях в Excel могут возникнуть проблемы с созданием карту — например, если есть несколько местоположений с таким же названием, что и одно, которое вы наносите на карту. Если это произойдет, вам придется добавить один или несколько столбцов с подробными сведениями о местах. Если, скажем, вы наносите на карту города в Соединенном Королевстве, вам нужно будет включить столбцы для округа и страны, в которой расположен каждый город.

Просмотрите или восстановите более ранние версии электронной таблицы

В строке заголовка Excel для Office 365 скрывается чрезвычайно полезная функция: вы можете использовать историю версий, чтобы вернуться к предыдущим версиям файла, просмотреть их, сравнить их рядом с вашими существующую версию и скопируйте и вставьте из старого файла в существующий. Вы также можете восстановить старую версию целиком.

Для этого щелкните имя файла в верхней части экрана в открытом файле. Появится раскрывающееся меню. Щелкните Журнал версий, и в правой части экрана появится панель Журнал версий со списком предыдущих версий файла, включая время и дату их сохранения. (Кроме того, вы можете выбрать вкладку «Файл» на ленте, нажать «Информация» в меню слева, а затем нажать кнопку «История версий».)

На панели «История версий» нажмите «Открыть версию». »В любой старой версии, и эта версия отображается в новом окне как версия, доступная только для чтения. Прокрутите версию и скопируйте любое содержимое, которое хотите, затем вставьте его в последнюю версию файла. Чтобы восстановить старую версию, перезаписав текущую, нажмите кнопку «Восстановить».

IDG

Используйте историю версий, чтобы просмотреть все предыдущие версии электронной таблицы, скопировать и вставить из старого файла в существующий или восстановить старую версию целиком. (Щелкните изображение, чтобы увеличить. )



Как исправить ошибку #####

Microsoft Excel может отображать ##### в ячейках, если ширина столбца недостаточна для отображения всего содержимого ячейки. Формулы, которые возвращают дату и время как отрицательные значения, также могут отображаться как ##### .

Чтобы сделать столбец шире и отображать содержимое ячейки полностью, удвойте -щелкните правый край заголовка столбца или перетащите его до нужной ширины.

Вы также можете попробовать следующее:

  • Чтобы уменьшить содержимое ячейки, щелкните Home > рядом с Выравнивание , а затем проверьте Сжать по размеру диалогового окна Формат ячеек .

  • Если в числах слишком много десятичных знаков, нажмите Главная > Уменьшить Десятичный .

  • Если даты слишком длинные, нажмите стрелку Главная > рядом с Формат числа и выберите Краткая дата .

Правильные отрицательные даты или время

Когда Excel показывает ##### , потому что в ячейке есть отрицательное значение даты или времени, убедитесь, что вы:

  • Убедитесь, что дата и время являются положительными значениями, если вы используете систему дат 1900.

  • Используйте формулу для вычитания дат или правильного добавления или вычитания времени, чтобы избежать отрицательных результатов значений даты или времени.

  • Изменить отрицательные результаты формулы, отформатированные как даты или время, на другой числовой формат.

Оцените статью
logicle.ru
Добавить комментарий