Фильтры Excel: как использовать фильтры чисел, текста и даты для извлечения только необходимых данных

Базы данных электронных таблиц Excel работают, потому что пользователи могут фильтровать данные внутри этих книг. Фильтры — это условия, которые вы задаете в базах данных и электронных таблицах для извлечения только точной запрошенной информации.

Например, в базе данных электронной таблицы отдела кадров ИТ-директор может захотеть нанять кандидата со степенью в области компьютерных наук и опытом использования языков HTML, Java и C ++. ИТ-директор использует фильтры, основанные на логических операторах, для извлечения всех кандидатов со следующими учетными данными: равными ( Equals ) степенями в области компьютерных наук плюс компьютерными языками, равными ( Equals ) «HTML, Java и C ++». Она может добавить дополнительные условия, например, кандидаты равные ( Равно ) «Разработчик программного обеспечения CS», но не равные ( Не равно ) «Оборудование CS. Инженер «, чтобы свернуть список. Этот выборочный процесс может продолжаться и продолжаться до тех пор, пока количество кандидатов не сократится до разумного числа.

Обратите внимание, что извлечение данных основано на столбцах полей в вашей базе данных. Вы не можете извлечь кандидатов, равных «говорит по-испански», если в базе данных нет поля для языков. Поэтому критически важно создать столбцы полей для сбора всей информации, которую вы планируете извлекать или фильтровать позже.

В этом руководстве мы Я покажу вам, как применять фильтры даты, числа и текста к вашей электронной таблице. Чтобы упростить вам выполнение задач фильтрации, которые мы собираемся описать, мы создали загружаемую книгу Excel со всеми данными, которые мы используем в этой статье. Просто щелкните стрелку или ссылку ниже, чтобы начать загрузку.

загрузить
Рабочая книга для реляционных баз данных, отчетов и сводных таблиц
Это рабочая книга с несколькими электронными таблицами, содержимое которых можно использовать для отработки задач Excel в реляционных базах данных, отчетах и ​​сводных таблицах. JD Sartain

Использование меню «Сортировка и фильтры»

1. Откройте таблицу нарушений. Щелкните стрелку рядом со столбцом поля с названием Точки . Обратите внимание, что раскрывающееся меню начинается с Сортировать от наименьшего к наибольшему или Сортировать от наибольшего к наименьшему . Выберите один из этих вариантов сортировки и обратите внимание, что Excel сортирует таблицу, используя поле, в котором находится ваш курсор. Например, если ваш курсор находится в столбце «Точки», Excel сортирует таблицу по полю «Точки».

JD Sartain/PC World

Используйте меню «Сортировка + фильтры» для сортировки полей

2. В такой небольшой таблице легко увидеть, сколько водителей во Флориде набрали 3, 4 или 12 баллов. В действительности, однако, в этой таблице, вероятно, будут тысячи записей и много разных уровней точек.. Использование фильтров было бы намного более простым и эффективным способом определить, сколько (и какие) драйверы имеют больше или равно 12 баллов.

Числовые фильтры (одно условие, одно поле)

1. Снова щелкните стрелку рядом со столбцом поля с названием Точки . Прокрутите вниз и выберите Числовые фильтры . Во всплывающем подменю выберите Больше или равно .

2. Когда откроется диалоговое окно Пользовательский автофильтр , обратите внимание, что имя поля Точки отображается под запросом Показать строки, где> Точки> Is больше или равно (исходный логический оператор), который отображается в первом поле ввода.

3. Щелкните стрелку вниз справа от поля Ввод . Обратите внимание, что все логические операторы перечислены в этом раскрывающемся меню, которое вы можете выбрать повторно, если передумаете и захотите использовать другой логический оператор.

4. Если вас устраивает исходный выбор ( Больше или равно) , нажмите ОК , и ваша таблица снова появится с записями, соответствующими только вашему фильтру ( в данном случае всего две записи). Если вы выбрали «Больше или равно 4», то будут отображаться все записи, равные 4 и более (до 12 в этой таблице).

5. Чтобы отменить этот фильтр и снова просмотреть все записи в этой таблице, снова нажмите стрелку «Точки», затем нажмите Очистить фильтр от «Точек» в Сортировка/Фильтры раскрывающееся меню.

JD Sartain/PC World

В числовых фильтрах выберите «Больше или равно»

Примечание. Точки — это числовое поле; поэтому фильтры, доступные в подменю «Фильтры» (где указано Числовые фильтры ), являются логическими операторами, работающими с числами: «Равно», «Не равно», «Больше» и т. д. Опции для других фильтров опять же другие. Для дат это «Завтра», «Прошлая неделя», «Следующий квартал» и т. Д. Текстовые фильтры включают «Начало с», «Содержит», «Не содержит» и т. Д. Некоторые фильтры перекрываются между текстовыми полями и числовыми полями, но фильтры «Дата» уникальны.

6. Вы также можете использовать данные в поле ввода поиска для извлечения записей, которые равны значениям (или текстовым элементам или датам) в таблице. Щелкните Точки , затем под полем Search Input снимите флажок с надписью Выбрать все .

7. Отметьте значения, которые вы хотите отображать для вашего запроса или отчета (например, 4 и 12), затем нажмите ОК .

8. Excel удаляет все записи из этого представления, которые не соответствуют вашему отфильтрованному запросу, что означает, что все пропало, кроме драйверов, у которых есть 4 или 12 баллов.

JD Sartain/PC World

Отфильтровать всех водителей Флориды с 4 или 12 баллами

Текстовые фильтры (два условия, несколько полей)

1. Щелкните стрелку рядом со столбцом поля с названием Нарушения (текстовое поле). Прокрутите вниз и выберите Текстовые фильтры . Во всплывающем подменю обратите внимание на доступные текстовые фильтры: Равно, не равно, начинается с, заканчивается, содержит, не содержит, и Пользовательский фильтр .

2. Когда откроется диалоговое окно Пользовательский автофильтр , обратите внимание, что имя поля «Нарушения» отображается под запросом Показать строки, где — Тип нарушения : Равно (отображается в первом поле ввода). Щелкните стрелку справа от Поле Ввод рядом с полем Входное значение ) и выберите Тип нарушения из раскрывающегося списка.

3. приведенные выше инструкции (4-8 под числовыми фильтрами) для извлечения • данные о водительских правах, необходимые для отчета. Например, все водители с типами нарушения равными «Проезжая на красный свет», «Нарушение ремня безопасности» или «Превышение скорости».

4. Что, если вы хотите извлечь все записи, которые показывают DUI и/или безрассудное вождение? Выберите Равно в верхнем левом поле ввода, а затем выберите DUI в верхнем правом поле ввода. Затем щелкните кружок ИЛИ (отметьте галочкой). Затем выберите Равно (снова) в нижнем левом поле ввода и выберите Безрассудное вождение в правом нижнем поле ввода.

Важное примечание: Почему следует выбрать ИЛИ вместо И? ИЛИ означает любую запись с DUI ИЛИ любую запись с безрассудным вождением. И означает записи, содержащие оба этих нарушения. В этой базе данных/таблице ни одна из отдельных записей не содержит множественных нарушений, хотя некоторые из драйверов содержат.

JD Sartain/PC World

Используйте текстовые фильтры для извлечения определенных текстовых данных

Фильтры даты (с использованием пользовательских условий)

Фильтры дат Excel очень всеобъемлющи и позволяют извлекать отдельные или несколько дат по дням, неделям, месяцам, годам, кварталам или текущим годам, а также датам в пределах диапазонов. Вы также можете использовать отрицательную логику, например все даты, не равные 2017 г., или все даты, не равные март, апрель и май.

1. Выберите поле Дата нарушения . Щелкните стрелку рядом с полем поиска в разделе Фильтры даты (в подменю Сортировка/фильтры ) и выберите ГОД в небольшое раскрывающееся меню.

2. Снимите флажок Выбрать все , затем снова отметьте 2016 и 2015 и нажмите ОК .

3. Excel удаляет все годы, не равные ( Does Not Equal ) 2017.

4. Нажмите Очистить фильтр от даты нарушения в подменю Сортировка/фильтры .

5. В том же меню выберите МЕСЯЦ из раскрывающегося меню поля поиска.

6. Щелкните значок плюса рядом с 2017, 2016 и 2015, затем снимите флажки март , апрель и май . Затем снимите флажок Пробелы и нажмите ОК.

7. Excel отображает все записи, не равные ( Не равно ) март, апрель и май.

JD Sartain/PC World

Используйте отрицательную логику, чтобы показать, что все даты НЕ РАВНЫ чему-то

8. Длинный список фильтров даты включает: Равно, До, После, Между, Завтра, Сегодня, Вчера, На следующей неделе, На этой неделе, Прошлая неделя, Следующий месяц, В этом месяце, Прошлый месяц, Следующий квартал, Этот квартал. , Последний квартал, следующий год, этот год, последний год, текущий год, все даты в периоде (с четырьмя кварталами и 12 месяцами) плюс пользовательские фильтры .

9. Большинство этих фильтров представляет собой процесс, состоящий из одного шага или одного щелчка: вы щелкаете фильтр, и результаты появляются мгновенно.

JD Sartain/PC World

Выберите из длинного списка фильтров даты

10. Если вы выберете Равно, До, После, Между или Пользовательские фильтры , откроется диалоговое окно Пользовательский автофильтр с запросом дополнительной информации, например Равно , До, или После определенной даты; или Между двумя датами; или создать Пользовательский фильтр .

11. Выберите Между и в диалоговом окне «Пользовательский автофильтр» обратите внимание на то, что Excel уже добавил условия для этого фильтра. Все, что вам нужно сделать, это выбрать даты из раскрывающихся списков, например:

Is After or Equal To: 2/22/2017

Is Before или равно: 01.05.2017

А затем нажмите ОК . Excel отображает только запрошенные вами даты.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для этого фильтра И является правильным логическим оператором, поскольку вам нужны ВСЕ даты между (A) И (B ). Если вы выберете ИЛИ, Excel отобразит всю таблицу базы данных, потому что ВСЕ даты — до, после, ИЛИ равны выбранным вами датам.

JD Sartain/PC World

Используйте фильтр даты BETWEEN для извлечения диапазона дат

Примечание. Когда вы покупаете что-то после перехода по ссылкам в наших статьях, мы можем получить небольшую комиссию. Подробнее читайте в нашей политике партнерских ссылок.


Фильтрация по полю даты в Microsoft Excel

Майк

«Привет, Терри!

Похоже, ваши настройки даты не выдержали!

Возможно, кто-то установил регион вашей ОС где-то в мире, который использует забавный порядок дат (я думаю, что во французской Канаде используется месяц/день/год — возможно, и в другом месте).

Это может привести к тому, что Excel неверно истолкует даты и получит неверные значения даты и времени. Конечно, я не могу быть уверенным.

Предполагая, что вы используете MS Windows 2000 (вам придется переводить для других версий), попробуйте следующее:

Start
Настройки
Панель управления
Региональные стандарты
Выберите вкладку «Дата»

Убедитесь, что краткий и длинный формат даты — DD/MM. /ГГГГ или что-то подобное, но в таком порядке.

Если вы хотите быть «глобальным» или, точнее, актуальным (без каламбура) в техническом смысле, вы можете использовать:

ГГГГ/ММ/ДД

Этот последний формат, конечно, на самом деле имеет гораздо больше смысла, чем ДД/ММ/ГГГГ, но любой из них должен быть предпочтительнее несколько запутанного ММ /ДД/ГГГГ, которые, похоже, у вас есть в данный момент.

Если вы из Французской Канады (или где-то еще) — не оскорбление. У всех нас есть свое историческое наследие, и NZ ничем не отличается!

Алан «.

Ответ ↓
Оцените статью
logicle.ru
Добавить комментарий