Базовая сортировка данных в один и несколько столбцов в электронных таблицах Excel

Две основные функции Excel — позволить вам управлять и просматривать данные с разных точек зрения, и одним из более простых, но мощных инструментов программы для этого является функция Sort .

Будь то простая сортировка по возрастанию/убыванию, сортировка по нескольким переменным для отображения данных в группах или для сохранения целостности строк, или простые буквенно-цифровые сортировки для упорядочения табличных данных, сортировка данных в Excel важный навык.

Некоторые программы лучше подходят для сортировки табличных данных, чем в Excel, и ваши сортировки могут работать от простых и относительно несложных до очень сложных. Хотя мастерство сортировки Excel — то, что вы можете сделать с правильным набором данных и небольшим знанием внутренней работы программы — действительно надежное и всестороннее, сегодняшний технический совет фокусируется на двух основных типах сортировки, а именно:

  • Сортировка данных по одному столбцу
  • Сортировка данных по нескольким столбцам

Разумеется, электронные таблицы , состоящий из столбцов и строк ячеек или табличных данных, где каждый столбец содержит логическое разделение фактов, цифр или любых других деталей по категориям, например, имена, адреса, валюта, номера частей и т. д. в зависимости от типа электронной таблицы. С другой стороны, ряды отображают людей, предметы или фигуры рядом или в одном экземпляре или вхождении.

В зависимости от типа электронной таблицы и содержащихся в ней данных, таких как табличный список имен, адресов, номеров телефонов и других соответствующих данных, строки часто похожи на записи базы данных.

Когда вы сортируете строки данных, каждая строка должна сохранять свою целостность, без непреднамеренного перемещения данных из одной строки в другую, что, как вы увидите ниже, является местом сортировки данных по нескольким столбцам пригодится.

In_content_1 all: [300×250]/dfp: [640×360] ->

Сортировка по отдельному полю

Вы можете сортировать записи в вашей электронной таблице по строкам, а вы можете сортировать ячейки в записях по столбцам. Вы, конечно, можете указать порядок сортировки по возрастанию или по убыванию. По умолчанию в возрастающем/буквенно-цифровом порядке программа упорядочивает текст от A до Z и числа от наименьшего к наибольшему. Сортировка с убывающим порядком сортировки, конечно, меняет старое значение от Z на A , или так, что большие числа начинаются сверху.

Как и во многих функциях Excel, существует несколько способов выполнить простую сортировку; Однако все, что вам нужно для этого типа сортировки, находится во всплывающем меню правой кнопки мыши, как показано ниже.

  1. Щелкните правой кнопкой мыши поле в столбец, по которому вы хотите отсортировать электронную таблицу, чтобы открыть всплывающее меню.
  2. Прокрутите вниз и наведите курсор на Сортировать , чтобы открыть всплывающее меню.
  3. Нажмите Сортировка от А до Я для возрастания или Сортировка от А до А по убыванию (обратите внимание, что Excel не включает данные в ячейки вставьте 1 в сортировку; программа предполагает, что эта строка содержит метки или заголовки столбцов.).

Эта простая сортировка работает для многих типов данных, за исключением тех случаев, когда строки и столбцы иметь идентичные или повторяющиеся данные. В этих случаях вы должны отсортировать по двум или более столбцам, которые будут следующими.

Сортировка записей по нескольким полям

В зависимости от сложности ваших данных вам может потребоваться сортировка по нескольким столбцам. Возможно, лучший пример — это алфавитная сортировка базы данных по фамилии. Допустим, в ваших данных есть несколько человек с одинаковыми фамилиями. В этих случаях вам нужно убедиться, что Линда Джонсон появляется перед Лидией Джонсон, а Черри Андерсон появляется после Чарльза Андерсона … Вы уловили идею.

Вы можете настроить пользовательский поиск с несколькими критериями в диалоговом окне «Сортировка», например так.

  1. Щелкните ячейку в первом столбце данных вы хотите отсортировать.
  2. Щелкните Данные прямо под строкой заголовка, чтобы открыть ленту данных. (Лента, конечно же, представляет собой ряд контекстных вкладок в верхней части окна приложения.)
  3. В разделе Сортировка и фильтр щелкните Сортировка , чтобы открыть диалоговое окно «Сортировка».
  • Щелкните раскрывающееся меню Сортировать по и выберите имя первого столбца для сортировки. (Обратите внимание, что Excel отображает содержимое в строке 1 столбца, которая в данном случае содержит заголовки столбцов. Вы можете отключить эту опцию, сняв флажок Мои данные имеют заголовки .)
  • Щелкните Добавить уровень , чтобы добавить еще один столбец к порядку сортировки.
  • Щелкните раскрывающееся меню Затем по и выберите следующий столбец для сортировки.
  • Повторите шаги 6 и 7 по мере необходимости, чтобы настроить параметры сортировки.

Щелчок по диалоговому окну «Сортировка» открывает несколько различных вариантов изменения ваших сортировок, хотя некоторые из них, если вы точно не знаете, как каждый из них влияет на вашу сортировку, скорее всего, приведет к нежелательным результатам.

  • Нажмите OK .
  • Если вы увидите диалоговое окно с предупреждением о сортировке, выберите Развернуть выделение , а затем нажмите

Кроме того, когда вы выбираете столбец, Excel анализирует содержимое ячеек в этом столбце и делает обоснованные предположения относительно того, какие значения должны заполнять Сортировка и Порядок . Если у вас нет конкретной (и логической) причины для их изменения, не делайте этого. (Если, конечно, вы не экспериментируете. Я всегда поощряю это — и функция отмены в Excel работает изумительно.)

Как я уверен, вы можете себе представить, это только начало того, как можно сортировать данные в Excel. Однако важно помнить, что, если вы не будете осторожны, использование неправильных параметров может сопоставить ваши данные и полностью изменить их положение в электронной таблице. Сортировка выполняется быстро и легко. Хорошая новость в том, что Undo тоже работает быстро. Не бойтесь отменить и попробовать еще раз. И снова.



Сортировка данных в таблице

Сортировка — один из наиболее распространенных инструментов управления данными. В Excel вы можете отсортировать таблицу по одному или нескольким столбцам в порядке возрастания или убывания или выполнить произвольную сортировку.

Сортировать таблицу

  1. Выбрать ячейку в данных.

  2. Выберите Главная > Сортировка и фильтр .

    Или выберите Данные > Сортировать .

  3. Выберите вариант:

    • Сортировать от А до Я — сортирует выбранный столбец в порядке возрастания.

    • Сортировать от Я до А — сортирует выбранный столбец в порядке убывания.

    • Пользовательская сортировка — сортирует данные по нескольким столбцам с применением разных критериев сортировки.

      Вот как выполнить пользовательскую сортировку:

      1. Выберите Пользовательская сортировка .

      2. Выберите Добавить уровень .

      3. Для столбца , выберите столбец, который вы хотите Сортировать по , из раскрывающегося списка, а затем выберите второй столбец, который Затем по хотите отсортировать. Например, Сортировать по отделу и Затем по статусу.

      4. Для Сортировка выберите Значения .

      5. Для Порядок выберите вариант, например от A до Z , от наименьшего к наибольшему или наибольший до наименьшего .

      6. Для каждого дополнительного столбца, по которому вы хотите выполнить сортировку, повторите шаги 2–5.

        Примечание: Чтобы удалить уровень, выберите Удалить уровень .

      7. Установите флажок Мои данные имеют заголовки , если ваши данные имеют строку заголовка.

      8. Выберите OK .

Нужна дополнительная помощь?

Вы всегда можете спросить эксперта в Сообщество специалистов по Excel, получите поддержку в сообществе Answers или предложите новую функцию или улучшение в Excel User Voice.

См. также

Сортировка данных в диапазоне или таблице

Оцените статью
logicle.ru
Добавить комментарий